Referat fra bestyrelsesmøde 20.03.2025
Til stede:
Per Høegh Nilsen
Johnni Nielsen
Vibeke Christiansen
Erik Laursen (Laur)
Anne Sommer-Larsen (ref.)
• Gennemgang af referat fra Generalforsamlingen og sager, som blev diskuteret på GF.
• Regnskab for 1. kvartal. Alt forløber planmæssigt i henhold til budgettet for 2025.
• Bestyrelsen har set nærmere på hvad Grundejerforeningens ansvar er iflg. § 3.2 i vedtægterne for Grundejerforeningen i Kildehusene. Der nævnes flg.:
Varetage medlemmernes fælles interesser, herunder at eje, administrere, vedligeholde, renholde, forny samt drive fællesarealer og særlige fælles indretninger.
I henhold til dette har bestyrelsen udarbejdet et dokument, som nærmere beskriver hvad forpligtelser og den daglige drift af Grundejerforeningen kræver af formanden og bestyrelsen. Se vedlagte dokument.
Marts 2025
Til orientering.
Bestyrelsesformandens og bestyrelsens arbejdsopgaver:
I de senere år er der kommet en række opgaver som rent juridisk og regnskabsmæssigt kræves af en bestyrelse i en Grundejerforening.
Vi er så heldige, at vi i G/F Kildehusene har en bestyrelse med stor aktivitet og som varetager udførelsen af disse opgaver. Det er især formanden Per Høegh Nilsen som lægger et stort arbejde i dette.
Der er nye og store krav til dokumentation og elektronisk behandling af data og den rapportering, som må udføres.
Så længe vi har personer blandt beboerne der kan og vil varetage de påkrævede bestyrelsesopgaver, er vi i stand til at holde en række udgifter til både administrativ og praktisk hjælp nede og dermed kan vi holde det månedlige kontingent nogenlunde jævnt. Dog er der stigende udgifter til affaldshåndtering og forsikringer, som allerede fordyrer driften.
Det er næppe alle beboere i KH som er klar over omfanget af opgaver og derfor vil vi gennemgå de mest omfattende opgaver:
Regnskab:
• Hver måned kontrolleres konto for betalt kontingent med banken. Sørge for at Betalingsservice er i orden.
• Godkendelse af fakturaer, 2 underskrifter er påkrævet.
• Fakturaer skal mærkes med konto nr. og fakturanr. De scannes og sendes til revisor. Ca 120 fakturaer om året. Kontortid ca. 1t/dag.
• Bankkonti scannes og sendes til revisor for kvartalsregnskab. Dette gennemgås med revisor og den øvrige bestyrelse hver 3. måned.
• Der skrives referater som sendes til revisor og lægges ud på vores hjemmeside.
• Der laves årsregnskab, budget, vedtægter, ordensregler for Kilden og indkaldelse, dagsorden til Generalforsamling og efterfølgende referat. Lægges ud på KH’s hjemmeside.
• Der laves årsregnskab for Kilden bl. a. i forbindelse med udlejning af Kilden. Aktivitetsudvalget varetager en række opgaver i forbindelse med aktiviteter for beboerne.
Salg af huse:
• Der udfyldes formularer til ejendomsmægler ang. forhold omkring GF og husene.
Gebyr betales med kr. 1500 af nye beboere.
Grønne arealer:
• Kontakt til og tilbud fra gartner løbede gennem året ang. klipning af hæk, græsklip og saltning og snerydning.
• Jævnlig inspektion af områdets installationer, belysning, pumper, beplantning etc.
• Rottebekæmpelse. Kontakt med beboerne og kommunen.
• Kontakte firmaer om reparationer, indhente tilbud (tidskrævende)
• Arrangere arbejdsdage hvor beboerne opfordres til at deltage.
Kontaktopgaver:
• Fredensborg Forsyning (affaldshåndtering) og Fredensborg Kommune.
• Rådgivning og henvendelser fra beboerne
